자동화 사례: 학생 성적 관리 자동화 그 방법은?
관리자의 업무 고충, MAKE 자동화로 해결한 실제 사례!
학원 업무를 하면서 가장 힘든 점은 무엇일까요? 아마도 학생들의 성적과 퀴즈 결과를 매일 확인하고 관리하는 반복적이고 지루한 작업이 아닐까 생각합니다. 분명히 학생 개개인의 성적을 꼼꼼히 체크하여 관리해야 하지만, 매일 수십 통씩 오는 이메일에서 성적 결과와 응답 데이터를 하나하나 수작업으로 구글 시트나 엑셀에 입력하는 업무는 상상 이상으로 많은 시간을 잡아먹고, 지루한 작업이다 보니 휴먼에러(오류나 누락)가 발생하기 십상입니다.
고민….
실제로 얼마 전 저에게 연락을 주신 T 회사의 학원 담당자님께서는 이러한 고민이 많으셨습니다.
T 회사는 온라인 퀴즈를 상시 운영하다 보니, 매일매일 퀴즈 결과를 이메일로 받고 있었어요. 문제는 이메일로 받은 학생들의 성적 데이터를 일일이 열어보고, 다시 구글 시트에 수작업으로 옮겨 적는 과정이 너무 번거롭고 힘들다는 거예요. 학생 수가 많아질수록 데이터 누락이 잦아지고, 입력 오류도 심심치 않게 발생해서 업무 효율이 너무 떨어집니다.”
이 담당자님의 고민은 비단 T 회사만의 문제가 아닙니다. 학생 데이터를 관리하는 학원 관리자들이라면 누구나 공감할 만한 보편적인 문제였죠. 학생 수가 많아질수록, 관리할 데이터가 많아지고 결국 사람이 하는 일이기 때문에 오류가 생기는 건 당연지사였습니다.
그래서 MAKE라는 노코드 자동화 플랫폼을 이용한 해결책을 제안하게 되었습니다.
이메일 구글시트로 학생 성적 관리 자동화 하는 방법 3단계
① MAKE에서 Gmail 모듈을 연동하여 특정 제목이나 발신인을 기준으로 학생 성적 이메일을 분류합니다.
2. 이메일 내용에서 학생의 정보를 가져온다.
3. 학생정보를 구글 드라이브에 분류하여 저장한다.
② 이메일 내용에서 퀴즈 답안과 성적 등 필요한 데이터를 MAKE의 텍스트 파싱 모듈로 자동으로 추출합니다.
③ 추출한 데이터를 Google Sheets 모듈과 연동하여 구글 시트에 자동으로 기록합니다.
이렇게 되면 이메일 하나하나를 열어보며 복사-붙여넣기하는 번거로운 작업이 완전히 사라지게 됩니다. 학원 담당자는 매일 아침 이메일을 열 필요 없이, 실시간으로 업데이트되는 구글 시트만 열어서 학생들의 성적을 한눈에 확인하면 됩니다.
자동화가 가져올 변화는?
T 회사의 학원 담당자님은 MAKE 자동화를 통해 하루 평균 최소 1시간 이상 소요되던 이메일 확인 및 데이터 입력 작업을 완전히 없앨 수 있었습니다. 기존에는 학생들의 퀴즈 성적 확인 및 데이터 입력에 하루 평균 1시간이 소요되었는데, 이를 연간으로 환산하면 1년에 약 260시간에 달하는 막대한 시간이 단순 반복 업무에 낭비되고 있던 셈입니다.
최저 시급으로 단순 계산해도 연간 260시간의 업무는 약 2,600,000원 이상의 비용에 해당합니다. MAKE 플랫폼을 활용하면 연간 이용료는 150,000원 내외로, 이는 기존 비용의 약 94% 이상을 절감한 결과입니다.
물론 금전적 비용 절감도 중요하지만, 더 큰 이점은 학원 담당자들이 본연의 업무—학생 상담, 학습 지도 계획, 교육 컨텐츠 개발 등—에 집중할 수 있게 되었다는 점입니다. 자동화를 통해 단순 반복 업무에서 벗어나 진짜 중요한 일에 집중할 수 있는 환경을 만든 것이죠.
이제 단순 업무는 MAKE에 맡기고, 진짜 중요한 일에 집중하세요!
학원이나 교육 기업에서 학생 관리는 무엇보다 중요한 업무입니다. 하지만 불필요한 반복작업으로 인해 소중한 시간이 낭비되어서는 안 될 것입니다. MAKE와 같은 노코드 자동화 플랫폼은 전문 지식 없이도 간편한 설정으로 번거로운 업무를 자동화할 수 있게 도와줍니다.
지금 이 글을 읽는 분들 중에서도 T 회사와 같은 문제 때문에 고민하시는 분들이 계시리라 생각됩니다. 학생들의 이메일 성적 결과를 매일 반복적으로 처리하는 업무가 부담스럽다면, 오늘 소개한 MAKE 자동화를 적용해 보시는 건 어떨까요?
“단순 업무는 자동화에 맡기고, 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자하세요.”
이것이 제가 MAKE 자동화를 통해 학원 관리자의 업무 고충을 해결하며 얻은 가장 큰 결론입니다. 오늘의 사례가 여러분께 유익한 참고가 되었길 바랍니다.
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