자동화 사례: ERP 업무 자동화 11→2단계로 줄이기
의류나 제조업 종사자분들이라면 한 번쯤 겪어보셨을 겁니다.
원단, 컬러, 지퍼, 피스… 부품 종류만 해도 수십 가지.
이걸 하나하나 수작업으로 구분해서 시트로 만들고, 다시 작업지시서로 정리한 뒤, 출력용 라벨과 배송 정보까지 만드는 일.
게다가 이 모든 작업이 단순히 문서 한두 개 만드는 걸로 끝나지 않죠.
ERP에서 상품 정보를 꺼내오고, 구글 드라이브에서 이미지를 가져와 넣고, 각종 발주 수량과 계산식을 반영해 엑셀이나 PDF로 포맷까지 맞춰야 합니다.
툴만 해도 ERP, 구글 시트, 드라이브, PDF 편집기까지…
결국 하루가 멀다 하고 반복되는 ‘문서 잡무’에 시간을 쏟다 보면, 정작 중요한 기획과 판단, 전략 수립 같은 업무는 뒷전으로 밀려나기 일쑤입니다.
몇 달 전, L 회사로부터 문의를 받았습니다.
“ERP에 상품은 등록되어 있지만, 그걸 바탕으로 시트를 만들고, 작업지시서를 작성하고, 라벨/배송 정보 출력까지 하는 일은 전부 수작업이에요. 이걸 자동화하고 싶습니다.”
L회사가 겪고 있던 문제는 크게 3가지였습니다.
- 상품 정보 시트, 발주서, 작업지시서, 라벨, 택배 배송 정보 표를 매번 수작업으로 작성하고
- 발주 수량, 이미지 삽입, 수량 계산 등 모든 디테일을 사람이 손으로 채워 넣고
- 여러 툴을 오가며 복사·붙여넣기 하다 보니 정보 누락이나 오기입이 자주 발생한다는 점이었습니다.
이로 인해 발생하는 시간 낭비와 비용 부담은 무시할 수 없죠.
이카운트 ERP 접속 → 생산 입고 현황 검색 → 상품 찾고 품목 별로 정보 가져오기 → 품목 별로 시트 만들고 → 행 만들어서 가져온 정보 복붙, 복붙, 복붙 → 발주서 시트 새로 만들고 정보 또 복붙, 복붙 → 작업지시서 시트 새로 만들고 정보 또 복붙, 복붙 → 라벨 시트 새로 만들고 정보 또 복붙, 복붙 → 배송 정보 표 새로 시트 만들고 정보 또 복붙, 복붙 → 일일이 PDF 추출 후 드라이브 업로드 → 생산 입고가 진행될 때마다 이 과정 반복
그래서 문서 작업 프로세스 전체를 자동화했죠
버튼 하나만 누르면 발주서와, 작업지시서, 라벨, 배송 정보 표가 자동으로 생성된다.
핵심은 ERP에 데이터를 입력하는 것 외에는 수작업이 전혀 필요 없도록 모든 문서를 자동으로 만드는 것이었어요.
‘발주서 생성 요청’ 버튼 클릭 → 발주서, 작업지시서, 라벨, 배송 정보 표 파일 바로 보기
구체적으로 구성한 과정을 아래 Make 시나리오를 통해 살펴보시죠!
- Make 시나리오로 전체 과정 보기
1. 버튼에 웹훅을 걸어 놓고 버튼이 눌렸을 때
2. 이카운트 ERP에서 생산 입고 현황을 찾고, 입고된 상품과 품목을 조회한다.
3. 시트와 연동하여 입고된 상품과 품목의 정보들을 자동 기입된다.
4. 가져온 정보를 바탕으로 발주서 리스트 / 작업지시서 / 라벨 / 배송 정보 표 각각을 만드는 모듈 시나리오 구성
② 전체 정보에서 해당되는 상품에 맞게 정보를 추려서 발주 리스트를 만드는 모듈
③ 상품의 세부 정보(색상, 크기, 상품 코드 등등)를 바탕으로 라벨 행을 만드는 모듈
④ 주문을 넣은 고객의 정보를 바탕으로 배송 정보를 입력하는 모듈
- L회사는 이제 버튼만 누르면 된다
버튼만 누르면 모든 문서가 자동으로 분류되어 생성된다,
이렇게 11단계를 2단계로 줄여버리면 됩니다!
작업지시서의 경우 이카운트 ERP에서 기능을 지원하지만 중간에 표시되는 이미지의 용량이 제한적이다.
아주 간단해 졌죠?
- 이카운트 ERP에서 상품 정보를 업데이트 하고
- ‘발주서 생성 요청’ 버튼을 누르면
- 모든 문서가 자동으로 생성된다.
ERP 업무 자동화 : 복붙이 없어진 근무 환경
문서 작업은 중요하지만, 사람이 매번 수작업으로 해야만 하는 일은 아닙니다.
자동화할 수 있는 건 과감히 자동화하고,
사람은 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 환경을 만들어야 합니다.
내가, 혹은 내 직원이 문서 복사·붙여넣기에 하루를 보내고 있다면,
그건 단순한 비효율이 아니라 회사 성장을 갉아먹는 요소일 수 있습니다.
자동화 전에는 사람이 하루 1시간 30분 이상을 문서 작업에 써야 했습니다.
이걸 기준으로 계산하면 1년 동안 무려 390시간,
최저 시급으로 환산해도 3,911,700원의 인건비가 반복 잡무에 쓰이고 있었던 겁니다.
반면, MAKE의 비용은 연간 약 108달러, 한화로 151,366원 수준입니다.
즉, 전체 문서 작업 비용을 약 96.1% 절감한 셈이죠.
개발 리소스가 부족한 많은 기업들이 자동화를 통해 여유를 찾고,
그 여유 속에서 더 큰 가능성을 펼치게 되길 바랍니다.
